Cómo organizar un concurso privado entre contratistas (y por qué el más barato no es el más barato)

Recibes tres presupuestos. Uno dice 180.000 dólares, otro 215.000 y el tercero 240.000.

Elegir el de 180.000 parece obvio. Y es, casi siempre, la decisión más cara que vas a tomar en el proyecto.

No porque ese contratista sea peor. Porque los tres cotizaron cosas distintas, y nadie lo notó.

Las cifras de este ejemplo son ilustrativas, no precios de mercado.

El problema real: no estás comparando

Cuando cada empresa cotiza sobre su propia interpretación del alcance, las tres ofertas son técnicamente correctas y mutuamente incomparables.

El de 180.000 no incluyó el desmontaje de lo existente. El de 215.000 sí, pero excluyó los remates de albañilería. El de 240.000 incluyó todo y además previó un porcentaje de imprevistos que los otros dos dejaron para descubrir en obra.

Al final, los tres proyectos van a costar aproximadamente lo mismo. La diferencia es cuándo te enteras: uno te lo dice al principio, en un documento que puedes negociar. Los otros dos te lo dicen a mitad de obra, como adicional, cuando ya no tienes alternativa y tu poder de negociación es cero.

Primero: esto no es una licitación pública

Vale la pena aclarar el término porque genera confusión.

Un concurso privado es un proceso competitivo entre contratistas o proveedores, organizado por un promotor privado, bajo reglas que define el propio promotor. No tiene la rigidez normativa de una licitación pública, ni la necesita.

Pero sí necesita reglas. Un concurso sin reglas no es un concurso: es pedir tres precios por WhatsApp y elegir el menor. Que es lo que hace la mayoría, y por eso la mayoría tiene los mismos problemas.

La ventaja que casi nadie usa: no tienes que darle toda la obra a una sola empresa

Antes de hablar del brief hay una decisión anterior, y es la que más dinero mueve de todo el artículo.

Cuando un desarrollador organiza un concurso, casi siempre lo hace para adjudicar la obra completa a una sola constructora. Y esa es, en la mayoría de los casos, la forma más cara de contratar.

Porque el precio de cada fase depende de dos cosas muy concretas: la maquinaria que hay que mover y la especialidad que hay que tener. Y ninguna empresa las tiene todas.

Por qué el especialista te da mejor precio

Piensa en quién te está cotizando.

Estructura y fundaciones. Una empresa especializada en obra estructural ya tiene la maquinaria y ya tiene a los ingenieros en nómina. No necesita alquilar equipo ni subcontratar a nadie para calcular ni para dirigir. Todo eso, que en otra empresa es un costo que se te traslada con margen encima, en esta ya está pagado. Su precio para esa fase es estructuralmente más bajo — y no porque esté recortando nada.

Acabados. Aquí el mejor precio suele venir de otro lado completamente: la empresa de un arquitecto que vive de remodelaciones y acabados. Compra esos materiales todas las semanas, conoce los precios reales del mercado, sabe qué equivalencias funcionan y dónde se ahorra sin que se note. Una constructora estructural haciendo acabados está comprando a precio de lista y aprendiendo con tu dinero.

Instalaciones. Un contratista de mecánica, electricidad y sanitarias que solo hace eso trae su propio personal calificado y sus propios proveedores. No lo está armando para tu obra.

Movimiento de tierra. Depende casi por completo del equipo. Quien tiene las máquinas te cotiza distinto a quien tiene que alquilarlas.

Y por eso el resultado también es mejor

Esto es lo que suele pasarse por alto. Segmentar no es solo una forma de bajar el precio: es una forma de que cada parte de tu obra la haga gente que sabe hacerla.

Un contratista general bueno es bueno en lo suyo y razonable en el resto. Cuando cada fase la ejecuta un especialista, no hay «el resto».

Es, además, como trabajan las empresas serias en mercados maduros: la obra se segmenta por fases y cada fase se contrata a quien tiene la especialidad. En Venezuela todavía se hace poco, y por eso hay margen ahí para el que lo haga.

Lo que tienes que asumir a cambio

Sería deshonesto vender esto como gratis. Segmentar traslada un riesgo hacia ti, y hay que decirlo.

Las interfaces pasan a ser tu problema. Con un contratista único, si la estructura sale fuera de tolerancia y la carpintería no ajusta, esa discusión es interna de ellos. Cuando segmentas, esa discusión es tuya — y es la conversación más incómoda de una obra: dos empresas señalándose la una a la otra mientras tú pagas el retrabajo.

Hacen falta entregas y recepciones entre fases. Cada especialista tiene que recibir por escrito la obra del anterior, con sus tolerancias verificadas. Sin eso, el que llega segundo hereda un problema y no lo va a asumir.

Y hace falta que alguien tenga el cuadro completo. Alguien que sepa qué depende de qué, que fije los alcances de manera que no queden huecos entre un contrato y el siguiente, y que programe la secuencia.

Nada de eso es imposible. Pero tampoco se hace solo, y es exactamente donde un desarrollador que segmenta sin coordinar termina perdiendo lo que ganó en precio.

El brief técnico: el documento que lo determina todo

Todo empieza y termina aquí. Si el brief está bien hecho, el resto del proceso es administración. Si está mal hecho, ninguna matriz comparativa te va a salvar.

El brief debe definir, sin ambigüedad:

Alcance explícito, con exclusiones. Qué está dentro y —tan importante como lo anterior— qué está fuera. Las exclusiones escritas evitan la conversación más incómoda de la obra.

Cantidades. Emitidas por ti, no calculadas por cada oferente. Si cada uno computa por su cuenta, cada uno computa distinto y vuelves al punto de partida. Aquí es donde un modelo BIM coordinado paga solo: los cómputos salen del modelo y son los mismos para todos.

Especificaciones técnicas, con criterio de equivalencias. Si aceptas alternativas a lo especificado, dilo y define bajo qué criterio se evalúan. Si no las aceptas, dilo también.

Plazo y hitos. Con las fechas intermedias que te importan, no solo la de entrega final.

Condiciones comerciales. Forma de pago, anticipo, retenciones, garantías, penalizaciones por retraso.

Formato de respuesta obligatorio. Este punto parece burocrático y es el que más trabajo te ahorra: si todos responden en la misma estructura de partidas, comparar es mecánico. Si cada uno entrega su propio formato, vas a pasar tres días transcribiendo a Excel y vas a cometer errores.

Criterios de evaluación, comunicados de antemano. Con sus pesos. Sí, antes del concurso. Volvemos a esto.

La matriz comparativa

Aquí es donde el proceso se vuelve serio.

El RICS —Royal Institution of Chartered Surveyors, la institución de referencia internacional en gestión de costos de construcción— publica una guía sobre estrategias de licitación dentro de su colección técnica, que cubre qué es el proceso de licitación y cómo se usa para establecer un precio de contrato.

Fuente: RICS, Tendering Strategies, 1ª edición, guidance note publicada el 2 de julio de 2014, dentro del Black Book de estándares de construcción del RICS.

Traducido a la práctica, una matriz utilizable tiene al menos:

Los criterios y los pesos de esta tabla son una recomendación de Obralink a partir de nuestra propia práctica en concursos privados. No son un estándar del RICS ni de ninguna otra institución.

Los pesos son tuyos y dependen del proyecto. Lo que no es negociable es que existan y se hayan definido antes de abrir las ofertas. Definir los criterios después de ver los precios no es evaluar: es justificar una decisión ya tomada.

Las señales de alerta en una oferta

Estas cuatro son criterio de Obralink, salido de nuestra propia práctica. No las presentamos como estándar de nadie.

La oferta anormalmente baja. Una oferta muy por debajo del resto no es una ganga: normalmente significa que el oferente entendió mal el alcance, o que piensa recuperar el margen vía adicionales. Ninguna de las dos te conviene.

El desglose que no desglosa. «Obra civil: 95.000». Eso no es una partida, es un número. Sin desglose no puedes negociar, no puedes controlar avance y no puedes valorar un cambio de alcance.

El cronograma sin holgura. Un plazo que solo se cumple si todo sale perfecto es un plazo que no se va a cumplir. Y el incumplimiento va a llegar con una explicación y una solicitud de extensión.

Cero imprevistos. Un contratista que no previó imprevistos no es más eficiente. Es menos experimentado, o piensa cobrártelos aparte.

Sobre este último punto hay un dato del Lean Construction Institute que ordena la discusión: en construcción, solo alrededor del 54% del trabajo semanal planificado se completa efectivamente. Un poco más de la mitad.

Fuente: Lean Construction Institute, Last Planner System: «On average, only 54% of work planned for a given week is completed within the allotted schedule». Dato de la industria de la construcción en general, no específico de Venezuela.

Los principios que sostienen el proceso

Un concurso privado se sostiene sobre cuatro cosas: integridad, imparcialidad, responsabilidad y profesionalismo. Nadie te obliga a cumplirlas — no es una licitación pública y no hay una autoridad supervisándote.

Estos cuatro principios son la formulación de Obralink de cómo organizamos nuestros concursos. Existen códigos de práctica internacionales sobre procedimientos de licitación —el JCT publica una nota de práctica que cubre confidencialidad, no divulgación de precios y exclusión de participantes por soborno o fraude— pero los cuatro principios como los enunciamos aquí son nuestros, no de esas instituciones.

Pero hay una razón práctica y egoísta para cumplirlas: los buenos contratistas escogen a sus clientes.

Un contratista serio, que tiene trabajo, invierte varias jornadas de su equipo en preparar una oferta bien hecha. Si percibe que el concurso está decidido de antemano, que la información no es pareja para todos, o que se va a usar su precio para presionar a otro, no vuelve a participar.

Observación de Obralink a partir de los concursos que organizamos. No es una cifra de industria.

Y ahí pierdes tú: te quedas concursando entre los que no tenían nada mejor que hacer.

Un proceso limpio, con reglas claras y respuesta a todos los participantes —incluidos los que no ganaron— es lo que hace que la próxima vez te coticen los que quieres que te coticen.

Después de adjudicar

El concurso no termina con la firma. Dos cosas que casi nadie hace y deberían ser obligatorias:

Responder a los que no ganaron. Un correo breve diciendo que se adjudicó y agradeciendo la participación. Cuesta cinco minutos y te mantiene la lista de oferentes viva.

Cerrar el acta de alcance. Un documento que fija exactamente qué se adjudicó, con qué exclusiones y bajo qué condiciones. Es lo que vas a leer cuando aparezca la primera discusión sobre si algo estaba o no incluido. Y va a aparecer.

Nuestra posición y nuestro objetivo

Lo que queremos cambiar.

Que en Venezuela se deje de contratar por precio y se empiece a contratar por alcance.

Pedir tres precios y elegir el menor es, hoy, la forma habitual de adjudicar una obra. Y produce un efecto perverso que va más allá del proyecto individual: premia al que cotiza incompleto. El contratista que se toma el trabajo de leer bien, prever los imprevistos y decir la verdad sobre lo que cuesta, pierde el concurso contra el que no lo hizo.

Repite eso mil veces en un mercado y el resultado es el mercado que tenemos: contratistas que aprendieron que la manera de ganar trabajo es cotizar bajo y recuperar por adicionales. No porque sean deshonestos — porque es lo que el sistema recompensa.

Queremos invertir ese incentivo. Que la oferta completa y bien hecha sea la que gane. Y eso solo pasa si el promotor define el alcance con precisión y evalúa con criterios que existían antes de abrir los sobres.

Por qué nosotros.

Porque para que todos coticen lo mismo, alguien tiene que definir qué es «lo mismo» — y ese alguien no puede ser ninguno de los que compiten.

Esa es la función que ocupamos. Organizamos concursos privados entre contratistas y proveedores: no licitaciones públicas, sino concursos entre empresas privadas con reglas definidas por el promotor. Brief técnico, cantidades emitidas por nosotros, mismo formato de respuesta, matriz comparativa y recomendación de adjudicación.

Y por eso también podemos segmentar. Contratar la estructura a un especialista y los acabados a otro solo tiene sentido si alguien define dónde termina un alcance y empieza el siguiente, qué se entrega y con qué criterio se recibe. Ese trabajo es la diferencia entre ahorrar dinero segmentando y pagar dos veces el mismo metro cuadrado. Nosotros conocemos a los especialistas de cada fase y sabemos dónde poner las líneas de corte, porque vemos ese mismo problema en varios proyectos a la vez.

Y hay algo que solo funciona por acumulación: mientras más proyectos pasan por la red, más contratistas serios saben que con nosotros el proceso va a ser limpio. Eso hace que coticen. Y que coticen los buenos es, para el promotor, más valioso que cualquier negociación de precio.

No buscamos al más barato. Buscamos al más conveniente. La diferencia entre esas dos búsquedas suele ser todo el margen del proyecto.

Y una cosa más.

Si has adjudicado obras en Venezuela, ya conoces la conversación: el adicional que aparece en la semana seis, la partida que «se entendía incluida», la discusión sobre si el alcance decía eso o no decía eso.

La pregunta no es si te pasó. Es cómo te ha pasado.

Si tienes un concurso por delante, hablemos antes de que salga — no después, cuando ya recibiste tres ofertas que no se pueden comparar.

Fuentes

Cada cifra de este artículo lleva su fuente indicada en el texto. Estos son los documentos completos.

• RICS — Tendering Strategies, 1ª edición (2 de julio de 2014). Guidance note del Royal Institution of Chartered Surveyors, dentro del Black Book de estándares de construcción.
  rics.org
• RICS — Construction Standards / Black Book. Colección completa de guías técnicas del RICS para gestión de costos y contratación en construcción.
  rics.org
• JCT — Practice Note: Tendering 2017. Nota de práctica del Joint Contracts Tribunal sobre procedimientos de licitación; cubre confidencialidad, no divulgación de precios y exclusión de participantes por soborno, corrupción o fraude.
  jctltd.co.uk
• Lean Construction Institute — Last Planner System. Fuente del dato sobre porcentaje de trabajo planificado efectivamente completado.
  leanconstruction.org